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L’Advice Process ; Ça marche comment ?
March 17, 2021 09:00

L’Advice Process est souvent utilisé dans les entreprises avec une organisation à hiérarchie horizontaleL'Advice Process est défini comme un processus de prise de décision visant à faciliter les initiatives. La méthodologie repose sur 4 étapes principales : définir le rapporteur du problèmesoliciter les conseils d'experts et consulter les personnes impactées, proposer des solutions basées sur des données et enfin prendre la décision et la communiquer. 

Lorsqu'une décision doit être prise, la première étape consiste à identifier à qui appartient la décision. De préférence, la personne qui a identifié la nécessité d'une décision en premier lieu puisqu'elle est, par définitionconsciente du problèmeN'importe qui dans l'entreprise peut s'approprier l'Advice Process. 

Une fois le décideur identifiél'offre est faite. Le décideur proposera sa solution au problèmeIl offrira au préalable une suggestion concrète qui définira le thème de la conversation. 

Le décideur doit consulter les personnes impactées par ce problème et les personnes ayant une expérience dans ce domaineIls prendront donc en compte les conseils, évalueront leur impact et décideront de l'appliquer ou non. Lorsque le décideur pense qu'il y a suffisamment de données, la décision peut être prise et communiquée. 

Cette méthodologie est l'un des moyens d'éviter les conflits dans les entreprises. Le processus décisionnel pouvant parfois être difficile, il est important d'avoir autant d'informations que nécessaireMais cette méthodologie peut également créer du bruit dans le processus de décision et prolonger la période de résolution des problèmes. Marion Letellier, Coach Agile chez Thales Digital Factory, partage avec nous ses réflexions sur ce processus et pourquoi il ne fonctionne pas toujours. 

1. Quel est le dernier projet pour le quel vous avez appliqué l’Advice Process ?  

coté de mon rôle de coach, j'aide et facilite le staffing des personnes au sein de l'organisation. Dans le cadre de cette mission, j'ai pu remarquer que le processus se gestion des employés était assez clairmais que le processus de sélection et d'intégration de nos prestataires était plus difficile. Le manque de connaissances sur l'existence du processus a conduit à un manque de flux, de cohérence et de suivi des processus inefficace. Pour cette raison, J’ai donc saisi l’opportunité de faire évoluer le processusen collaborant avec les parties prenantes impliquées (achats, finance, RH, IT) afin de mettre en place un nouveau processus et outil de gestion des prestataires. 

2. Avez-vous rencontré des difficultés lors de l’implémentation de ce processus 

Tout d’abord, je dirai que la première difficulté se situe au niveau de la mise en pratique concrète d’un Advice Process (comment je démarre, qui je contacte, comment je communique...). C’est un protocole de décision simple à décrire mais qui peut s’avérer parfois compliqué à mettre en oeuvre. En revanche, il est important de souligner que toutes les décisions n’ont pas a être prise par un Advice Process. En effetmener cette méthode de management ne s’improvise pas et nécessite de la formation, de l’entraînement et l’accompagnement des personnes et des équipes sur des uses cases précis.  

Ensuitec’est un protocole exigeant,  le partage et la communication des Advices Process menés au sein de l’organisation sont clésCela nécessite d’être transparent et de rendre visible l’avancée de sa réflexion au fur et à mesure (problème à résoudre, causes racineshypothèses de résolutionrésultats et consolidation des interviewsmesures de succès...). Un advice process mal documenté et mal communiqué peut engendrer un manque d’acceptation, le non respect d’une décisionle lancement de réflexions similaires en parallèle des décisions contradictoires... 

Enfinl’objectif d’un advice process n’est pas d’obtenir un consensus ou un compromis. Une fois tous les avis reçus et analysés sérieusement, le décideur choisit ce qu’il considère comme la meilleure solution et le meilleur plan d’actionmême si cela signifie d’aller à l’encontre d’un avis recu. Par conséquent, le décideur devra porter une attention particulière et faciliter la vie aux personnes qui vont vivre de manière plus difficile la décision prise. Au risque de générer des tensions et des frustrations et altérer la relation de confiance 

3. Suite à votre experience, quels avantages avez-vous pu tirer de cette méthode ? 

Selon moicela mène à une décision de meilleure qualitéalimentée par un processus d’intelligence collective: Le simple fait de consulter l’avis des parties prenantes participe à l’enrichissement des propositions et des solutions imaginéesCela reflète la réalité du terrain et améliore ainsi la qualité de la decision qui sera prise. 

Ce protocole de décision offre une opportunité inouie à toutes personnes de l’organisation qui voit un problème, de se sentir libre de tout mettre en oeuvre pour faire évoluer l’organisation en se posant les bonnes questions auprès des bonnes personnes. Il s’agit du stade ultime de responsabilité et d’automomie qui génère une implication et un engagement fort.    

C’est enfin une formidable occasion d’apprendre ! En tant que décideurvous êtes amenés à aller à la rencontre d'experts et apprendre de vos pairs sur des sujets bien précis.     

4. Appliquez vous cette méthode dans votre vie de tous les jours ?  

Bien entendu, de nombreuses situations de la vie courante peuvent amener à utiliser ce protocole de décision. Le dernier en date, le choix du menu dréveillon ! 

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